Come viene eseguita la conservazione digitale delle fatture elettroniche svolta dall’Agenzia delle Entrate? Quali sono i principali aspetti e peculiarità del suddetto servizio? In questo articolo cercheremo di dare risposta a tutte queste domande.
Accedendo all’area “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate, i
soggetti IVA tramite due semplici flag possono aderire al servizio di
conservazione digitale fornito dall’Agenzia delle Entrate tramite l’ausilio di
Sogei Spa, e che prevede l’accettazione del documento Adesione
alla Convenzione di servizio per la conservazione delle fatture elettroniche
prevista dall’art. 1 del D.Lgs. 127/2015.
Le 10 principali peculiarità del suddetto servizio
sono le seguenti:
• La
conservazione digitale è gratuita ed i file sono conservati per 15 anni
Il servizio di conservazione digitale delle fatture
elettroniche è gratuito, ed i file saranno conservati per 15 anni dalla
data di avvio del processo di conservazione, anche in caso di mancato rinnovo, recesso
o risoluzione, qualora non ne sia stata richiesta la restituzione completa
(export).
Il servizio è fornito dall’Agenzia delle Entrate ma
eseguito da Sogei Spa, società partecipata al 100% dal Ministero dell’Economia
e delle Finanze, con un fatturato anno 2018 di 528 milioni di euro, 2.164 dipendenti, e iscritta presso l’elenco
dei conservatori accreditati tenuto da AgID a norma dell’art. 44-bis del CAD;
• La
convenzione ha una durata di 3 anni e va rinnovata
La convenzione ha una durata di tre anni che
decorre dalla data di adesione, e dato che ad oggi non si rinnova
automaticamente, il contribuente prima
della scadenza dovrà accedere nell’apposita area riservata e manifestare la
propria volontà per rinnovarla di ulteriori 3 anni;
• Vengono conservate
solo le fatture elettroniche e non anche le ricevute
di consegna
La conservazione digitale riguarda solo le fatture
elettroniche transitate da SDI, sia quelle emesse che quelle ricevute, comprese
le note di credito e di debito, mentre non sono conservate le ricevute
di consegna nel caso di fatture trasmesse a SDI ed il file metadati nel caso di fatture ricevute da
SDI;
• Non è
possibile conservare altre tipologie di documenti o registri IVA
Il servizio conserva i file XML delle sole fatture
elettroniche, e non è in alcun modo possibile conservare altre tipologie di
documenti fiscali, quali per esempio i documenti di trasporto emessi o
ricevuti, oppure le scritture contabili, quali i registri IVA ed il libro
giornale;
• Il soggetto
IVA è produttore, utente e Responsabile della conservazione
Il soggetto IVA, oltre a rivestire il ruolo di
produttore (i.e. colui che produce i documenti da conservare) e di utente (i.e.
colui che accede al sistema di conservazione per acquisire le informazioni di
interesse), è anche Responsabile della
conservazione, e come richiesto nei casi in cui il processo di
digitalizzazione sia esternalizzato, il contribuente dovrà nominare tale figura
all’interno della propria struttura organizzativa. Con riguardo invece all’Agenzia
delle Entrate, una figura al proprio interno assumerà il ruolo di Responsabile del servizio di conservazione oltre
che di produttore dei pacchetti di versamento, mentre il sistema di conservazione è nella sostanza interamente
gestito da Sogei Spa;
• Il soggetto
IVA deve stilare un proprio Manuale della
conservazione
Accedendo all’area “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia delle Entrate, i
soggetti IVA potranno reperire il Manuale
del servizio di conservazione delle fatture elettroniche redatto dall’Agenzia
delle Entrate, rilevando comunque che il contribuente dovrà stilare un proprio Manuale della conservazione, dato che
sarà necessario riportare informazioni quali la cronistoria dei Responsabili
della conservazione oppure l’elenco dei documenti e registri conservati, in
quanto sono informazioni non presenti
nel Manuale del servizio di conservazione
delle fatture elettroniche;
• Servizio di
conservazione automatico e servizio manuale
Il sistema di conservazione prevede due diverse tipologie
di servizi:
a) servizio per le fatture elettroniche trasmesse e ricevute attraverso
il Sistema di Interscambio, che consiste nel conservare automaticamente i file
di tutte le fatture elettroniche (oltre che delle note di credito e note di debito)
transitate dal SDI ove il soggetto IVA rappresenta il Cedente/Prestatore oppure
il Cessionario/Committente;
b) servizio
per le fatture elettroniche inviate volontariamente in conservazione dal
Contribuente tramite upload manuale dei file XML disponibile
all’interno dell’area “Fatture e corrispettivi” del sito dell’Agenzia
delle Entrate;
• Tempistica di
conservazione con cadenza semestrale
La “frequenza di assemblaggio”, cioè la tempistica con
cui vengono prodotti i pacchetti di archiviazione contenenti le fatture
elettroniche (e che saranno poi firmati digitalmente e marcati temporalmente),
è semestrale, rilevando però che molti conservatori privati adottano una
tempistica più breve per evitare la scadenza dei certificati di firma presenti
sulle fatture elettroniche emesse ma soprattutto ricevute;
• Distribuzione
delle fatture conservate entro 48 ore
La distribuzione (i.e. esibizione) delle fatture
elettroniche già conservate avviene entro 48 ore (al
netto dei giorni festivi) dalla data di ricezione della Richiesta di esibizione, mentre qualora le fatture elettroniche non siano
conservate, non è possibile effettuarla in quanto la richiesta “potrà essere riproposta a
valle del completamento del processo di conservazione”.
Nel
caso invece di richiesta di
esibizione delle fatture elettroniche inviate volontariamente dal contribuente,
prese in carico e non ancora conservate, la distribuzione si svolgerà entro 12 giorni dalla data di ricezione della Richiesta di esibizione (al netto dei giorni festivi).
• Criticità riscontrate
nel sistema di conservazione
Il servizio di conservazione digitale fornito
dall’Agenzia delle Entrate presenta alcune criticità, tra cui:
a) Viene eseguito un unico pacchetto di archiviazione
(e quindi un unico IPdA), contenente sia fatture elettroniche di vendita che di
acquisto;
b) Nel pacchetto di distribuzione non è presente il
rapporto di versamento, e l’IPdD non è firmato digitalmente;
c) L’interfaccia web per l’esibizione delle fatture non presenta
una ricerca per tipologie di documenti (fatture di vendita, fatture di
acquisto) e manca il campo di ricerca per Partita IVA.
In conclusione, il servizio di conservazione digitale
fornito dall’Agenzia delle Entrate, pur essendo uno strumento in grado di rispondere
alle esigenze delle microimprese, difficilmente lo è quando siamo in contesti
di PMI oppure di grandi imprese, dato che la presenza di altre tipologie di
documenti oltre che la complessità dei processi, richiedono il supporto di provider
in grado di rispondere in modo efficiente ed efficace alle specifiche esigenze aziendali.
Aderire al servizio gratuito di conservazione digitale dell’Agenzia delle
Entrate è comunque sempre da suggerire, dato che in questo modo si avranno a
disposizione, almeno per le fatture elettroniche, due sistemi di conservazione,
senza però mai dimenticare l’importanza di affidarsi a provider e software
house competenti e tecnologicamente all’avanguardia, dato che i veri benefici
si ottengono con l’automatizzazione dei processi AFC (i.e. amministrazione,
finanza e controllo).
A cura di Umberto Zanini – Dottore Commercialista e Revisore Legale.
Con queste FAQ cerchiamo di rispondere ai principali dubbi degli operatori che sono alle prese con la gestione dei nuovi obblighi introdotti. Gli argomenti oggetto delle FAQ saranno trattati su questo portale anche in maniera più approfondita.
Fonte: Sistemiamo l’Italia
