La danese Margrethe Vestager, Commissario UE all’Agenda digitale oltre che alla concorrenza, in ottobre dello scorso anno dinanzi al Parlamento Europeo disse testualmente che “Dobbiamo riconoscere che ci sono solo due tipi di business: quelli che sono già digitali e quelli che lo saranno a breve”. L’emergenza sanitaria causata da COVID-19 sta ulteriormente accelerando tale cambiamento e le aziende che non saranno digitali a breve, sia in termini di business (e.g. e-commerce), che di gestione dei processi AFC (i.e. amministrazione, finanza e controllo), difficilmente saranno in grado di rimanere sul mercato.
Uno dei principali documenti che spesso frena la totale digitalizzazione del ciclo degli acquisti e delle vendite, è il documento di trasporto (DDT), perché ancora in troppe aziende vi sono false convinzioni, come per esempio il fatto che il DDT deve essere sul mezzo durante la consegna dei beni, oppure che vi è un obbligo normativo di richiedere al cliente nazionale la firma sulla copia del DDT una volta che la merce è arrivata a destinazione.
Prima di analizzare una possibile soluzione che consenta di digitalizzare l’intero processo, è necessario ricordare almeno cinque aspetti che riguardano il DDT:
Il DDT va emesso prima dell’inizio del trasporto della merce
La
generazione del DDT, sia su carta che in formato digitale PDF o XML, così come
previsto dal DPR 472/96 e dalla Circolare Ministero Finanze del 16 settembre 1996 n. 225, deve avvenire prima dell’inizio
del trasporto o della consegna della merce, e dovrà riportare:
a) la data di effettuazione dell’operazione
(consegna o spedizione);
b) le generalità del cedente,
del cessionario nonchè dell’eventuale impresa incaricata del
trasporto;
c) la descrizione della natura, qualità
e quantità dei beni ceduti;
Il DDT può essere trasmesso elettronicamente purché entro il giorno in cui è iniziato il trasporto della merce
Oltre ad essere consegnato al cessionario su carta, il
DDT può essere inviato anche tramite strumenti elettronici, quali per esempio
email, PEC, canale web service, purché trasmesso entro il giorno in cui è
iniziato il trasporto dei beni, così come riportato nella circolare Ministero Finanze del 11 ottobre 1996 n. 249;
La firma del cessionario non è un obbligo
La firma autografa del cessionario sulla copia del DDT
(eseguita per esempio dal responsabile di magazzino), non è dovuta ad una specifica
disposizione fiscale che ne richiede espressamente l’apposizione, quanto piuttosto
quale prova dell’effettiva consegna dei beni, rilevando comunque che può essere
sostituita da una delle diverse firme elettroniche o sigilli elettronici previsti
nel nostro ordinamento ed in grado di generare evidenze digitali ben più efficaci
in termini di valore probatorio, soprattutto se associate a tecniche quali la
geolocalizzazione oppure l’autenticazione informatica;
Il DDT può essere sostituito dal DesAdv (Despatch Advice)
Anziché usare il DDT, sarebbe conveniente passare
ad utilizzare l’avviso di spedizione merce, meglio conosciuto come DesAdv, e
che oltre a poter essere trasmesso anche diversi giorni prima della consegna, aspetto
di non poco conto nell’efficientare la ricezione della merce da parte del cessionario,
è anche molto più ricco in termini di informazioni trasmesse. Da aggiungere poi
che vi sono già standard internazionali di DesAdv che possono essere adottati,
come per esempio lo standard UBL 2.1 promosso da OASIS, ed adottato anche da
PEPPOL (Pan-European Public Procurement On-Line) nell’ambito delle specifiche BIS
DesAdv v3.1;
Il RecAdv (Receipt Advice) consente di sostituire la firma
Anziché richiedere al cessionario di apporre una
firma autografa oppure elettronica sulla copia del DDT, se l’obiettivo è quello
di digitalizzare ed automatizzare i processi, sarà conveniente adottare
l’avviso di ricevimento merce, meglio conosciuto come RecAdv, che il
cessionario dovrà trasmettere al cedente e riportante l’elenco degli articoli
ricevuti ed accettati, anch’esso in formato XML e conforme a standard
internazionali, quali appunto lo standard UBL 2.1.
Un esempio di processo di acquisto totalmente digitalizzato che impiega unicamente il formato XML potrebbe essere il seguente:
1) trasmissione al fornitore dell’ordine di
acquisto, che potrà avvenire sia tramite invio di una semplice email con
allegato l’ordine in formato XML, sia tramite un provider tecnologico, sia con
messa a disposizione del file qualora sia attivo un portale B2B che consenta
l’interazione con i fornitori;
2) ricezione elettronica dal fornitore del DesAdv
in formato XML (e.g. UBL 2.1), riportante oltre alla data in cui avverrà la
consegna, le informazioni sul trasportatore, e qualsiasi altra informazione
inerente la natura, qualità e quantità dei beni che saranno consegnati. In
situazioni in cui vi sono fornitori di piccole dimensioni e tecnologicamente poco
evoluti, è sempre possibile mettere a loro disposizione un portale B2B a cui
accedere e predisporre tramite interfaccia web il DesAdv (esportandolo eventualmente
in PDF), mentre l’azienda potrà importare direttamente i dati nel proprio
sistema ERP, ed avviare la riconciliazione con l’ordine di acquisto;
3) predisposizione del magazzino per la ricezione
della merce, e come da orario indicato nel DesAdv arrivo del mezzo e scarico
dei prodotti, mentre al responsabile di magazzino non viene richiesta alcuna
firma e consegnato alcun documento, dato che la verifica della merce, così come
concordato, verrà eseguita nei giorni successivi;
4) inizio del controllo della merce consegnata al
fine di individuare eventuali prodotti difettosi, con contestuale registrazione
nel sistema ERP dei prodotti ricevuti, riconciliazione con il DesAdv, e generazione a fine attività del RecAdv in
formato XML (e.g. UBL 2.1) riportante l’elenco degli articoli ricevuti ed
accettati dal cessionario, da trasmettere telematicamente al fornitore, oppure
qualora vi sia un portale B2B da mettere loro a disposizione;
5)
ricezione da SDI della fattura elettronica differita in formato XML,
registrazione nel sistema ERP, e riconciliazione sia con il RecAdv per
verificare la presenza di eventuali discrepanze in termini di quantità, sia con
l’ordine di acquisto per verificare la presenza di eventuali discrepanze in
termini di prezzo, dopodichè la fattura potrà essere pagata secondo le
condizioni contrattuali concordate.
Quello appena visto è un esempio concreto di come
potrebbe essere digitalizzato il ciclo degli acquisti di una media azienda
Italiana, e che consentirebbe al contempo sia di rafforzare in chiave digitale
le relazioni con i propri fornitori e quindi la filiera di approvvigionamento, sia
di efficientare i processi AFC.
Fonte: Sistemiamo l’Italia
